物件も入居者も、Excelと紙の台帳で追いかけていませんか。
扱う情報が多いわりに、既製の管理システムが自社のやり方に合わない——不動産会社でよく聞く話です。会社ごとに違う管理の形に、システムのほうを合わせます。
初期費用0円・契約の縛りなし・1ヶ月からOK。月額30万円〜
不動産業で、こんなことが起きていませんか
1つでも当てはまる場合、業務の流れを整理するところからご相談いただけます。
物件情報が何箇所にも散らばる
ポータル掲載用、社内台帳、募集図面。同じ物件の情報を何度も直している。
入居者・オーナー情報が個人のExcelに
担当者しか中身が分からず、異動や退職のたびに引き継ぎで苦労する。
契約更新の時期を取りこぼす
更新案内・火災保険・保証会社の期限がそれぞれ別に管理されている。
修繕やクレームの経緯が残らない
電話とメールで完結してしまい、次に同じ話が来たときに前回の対応を追えない。
オーナー送金の明細づくりが毎月手作業
入金の消込と精算をExcelで組み立て直している。
重要事項説明書・契約書の作成に時間がかかる
物件情報を書類ごとに転記していて、写し間違いも起きる。
不動産業向けに、こんなシステムがつくれます
実際の開発内容は業務に合わせて設計します。ここに無いものもご相談ください。
物件台帳
募集条件・図面・写真・設備をひとつに。掲載用の情報も同じデータから取り出せます。
入居者・オーナー管理
契約内容、更新履歴、入出金、やりとりの記録を、人ではなく会社に残します。
更新・期限のお知らせ
契約更新・火災保険・保証会社の期限をまとめて持ち、近づいたら知らせます。
修繕・問い合わせ管理
受付から業者手配、完了報告までを1件として追えるようにします。
入金消込とオーナー送金
家賃入金の消込から送金明細の作成、振込データの出力までつなげます。
契約書類の作成
物件データから必要事項を差し込み、書類ごとの転記をなくします。
既製のサービスでは合わない理由
合わない理由がはっきりしているほど、専用システムの効果は大きくなります。
管理の形が会社ごとに違う
自社管理・サブリース・仲介専業。扱う業務が違えば必要な機能も変わります。
オーナーへの報告の様式が決まっている
長年使ってきた明細の形をそのまま出せることが、実務では重視されます。
ポータルとの付き合い方は会社の方針
どこに何を出すかを、汎用システムの決め打ちに縛られずに決められます。
宅建業法に関わる書類がある
帳簿の保存期間や記載事項を踏まえた設計が必要になります。
不動産業のご相談で、よくいただく質問
賃貸管理と売買仲介、両方に対応できますか？
業務の中身がかなり違うため、どちらを中心に使うかをうかがったうえで設計します。ひとつのシステムに両方を載せることも、まず片方から始めて後から広げることもできます。
ポータルサイトへの掲載も自動化できますか？
各ポータルの仕様によります。連携できるかどうかを調べたうえで、自動化できる範囲と手作業で残る範囲をはっきりお伝えします。できないことをできると申し上げません。
いま使っているExcelはどうなりますか？
そのまま残せます。まずは入力と集計だけをシステムに移し、これまでの様式で出力できるようにする進め方がよく合います。どこから移すかは業務整理の段階で一緒に決めます。
宅建業法や個人情報の扱いは大丈夫ですか？
帳簿の保存期間、重要事項説明書の記載事項、入居者・オーナーの個人情報の安全管理措置を踏まえて設計します。
不動産業の業務は特殊ですが、対応できますか？
業界の一般論でシステムを作ることはしません。「はじめの一歩プラン」で貴社の実際の業務を分析し、どの業務を・どの順番でシステム化するかを整理してからご提案します。社内での呼び方や決まりごとも、その段階でうかがいます。